Este gráfico representa un esquema funcional del proceso de ventas donde se muestran todas las variantes de su realización en el sistema. Por lo cual, recoge documentos, catálogos, flujos de datos principales y la consecuencia de la realización del proceso.
La variante más completa del proceso de ventas está compuesta de los siguientes pasos:
- Registrar contrato de venta con el cliente.
- Crear una o varias órdenes de venta a base de este contrato.
- Generar una o varias expediciones a base de órdenes de venta.
- Generar facturas emitidas a base de cada expedición.
Al crear la factura en base de expedición se emplean los datos de la orden de venta para rellenar los precios, calcular los impuestos, los totales y para añadir los servicios en la factura si hay en la orden.
También se puede trabajar sin contratos y órdenes de ventas, creando expediciones de productos y facturas o solo facturas.
Devolución de productos
Para realizar la devolución de productos es necesario:
- Crear la recepción de productos en el almacén con el tipo de operación “Devolución del cliente” en base a la expedición previa.
- Crear una factura rectificativa para devolución a base de la factura emitida. En el sistema se guardará el lazo entre factura y su rectificación.
Para hacer la rectificación que no está conectada con una factura emitida se puede crear una factura recibida a base de la devolución.
En el proceso de ventas no todos los documentos son obligatorios. Se puede trabajar sin contratos, órdenes de venta o contabilidad de almacén detallada. En este caso, es posible crear las facturas y sus rectificaciones o hacer las órdenes de prestación de servicios y las facturas correspondientes.
Enviar facturas y sus rectificaciones a SII
Para enviar las facturas emitidas y sus rectificaciones a SII hay que marcar las casillas de verificación “Presentación de los datos a SII” para la entidad, en “Mis empresas” y “Integración con SII” en los Ajustes. Después de ajustar las facturas se enviarán a SII automáticamente según el calendario de envíos configurado en el sistema. El calendario de envíos incluye la cantidad de días que se requiere para comprobar la factura y la cantidad de días que se requiere para enviarla.
Actualmente, según el calendario establecido por AEAT, es necesario enviar las facturas cuatro días laborables después de emisión de la factura emitida o su rectificación. Todos los días se genera un informe de estado del envío de las facturas en el que se puede ver las listas de las facturas enviadas y preparadas para el envío y los resultados de envió a SII.
Esta funcionalidad es muy importante, segura y rápida quitando a los contables la necesidad de volver a introducir las facturas manualmente en la página web de SII. Además, se pueden enviar las facturas a SII manualmente pulsando el botón “Enviar ahora” en la pestaña “Integración con SII” del formulario de interfaz de la factura.