Este gráfico representa un esquema funcional del proceso de compras donde se recogen todas las variantes de su realización en el sistema. Por lo cual, recopila documentos, catálogos, flujos de datos principales y la consecuencia de la realización del proceso. Solamente, es posible crear facturas emitidas a base de expedición.
La variante más completa del proceso de compras está compuesta de los siguientes pasos:
- Registrar el contrato de compra con el proveedor.
- Crear una o varias órdenes de compra a base de este contrato.
- Crear una o varias recepciones de productos a base de la orden de compra.
- Crear una factura recibida a base de cada recepción.
Al crear la factura en base a recepciones se emplean los datos de la orden para rellenar los precios, calcular los impuestos, los totales y para añadir los servicios en la factura si hay en la orden.
Devolución de producto al proveedor:
Para realizar la devolución de productos al proveedor es necesario:
- Crear una expedición de productos con el tipo de operación “Devolución al proveedor” en base a la recepción de productos por los que se hace esta devolución.
- Crear una factura emitida para esta devolución en base a la expedición del almacén.
Al realizar el proceso de devolución de los productos según el gráfico indicado, los datos de la devolución se copiarán en los documentos de cada uno de los pasos del proceso. Esto permitirá evitar errores y reducir el tiempo de realización del proceso.
Para hacer la rectificación de factura recibida hay que crear una factura rectificativa recibida a base de la factura recibida que rectifica. En el sistema se guardará el lazo entre factura y su rectificación.
Al realizar el proceso de compras no todos los documentos son obligatorios. Se puede trabajar sin contratos, órdenes o contabilidad de almacén detallada. En este caso, existe la posibilidad de crear las facturas y sus rectificaciones o hacer las órdenes de prestación de servicios y las facturas correspondientes.
Enviar facturas y sus rectificaciones a SII
Para enviar las facturas recibidas y sus rectificaciones a SII, hay que marcar las casillas de verificación “Presentación de los datos a SII” para la entidad en “Mis empresas” e “Integración con SII” en los ajustes de integración. Después de ajustar el envío, las facturas se enviarán a SII automáticamente según el calendario de envíos ajustado en el sistema. El calendario de envíos incluye la cantidad de días que se requieren para comprobar la factura y la cantidad de días que se requiere para enviarla.
Actualmente, según el calendario establecido por AEAT, es necesario enviar las facturas cuatro días laborables después de emisión de la factura emitida o su rectificación. Todos los días se genera y se envía por correo electrónico el informe del estado del envío de facturas. En él se pueden ver las listas de las facturas enviadas y preparadas para el envío y los resultados de su envío a SII.
Esta funcionalidad es muy importante, segura y rápida quitando a los contables la necesidad de volver a introducir las facturas manualmente en la página web de SII. Además, se pueden enviar las facturas a SII manualmente pulsando el botón “Enviar ahora” en la pestaña “Integración con SII” del formulario de interfaz de la factura.