En la parte superior del formulario,se encuentran secciones subordinadas que servirán de complemento para tus documentos.
Los enlaces descritos más abajo están disponibles para todos los documentos:
Adjuntos
En la sección «Adjuntos», es posible anexar archivos referentes al documento mediante el botón «Añadir». Podrás adjuntar archivos exsitentes en tu disco o por medio de escáner. Por ejemplo, certificados de calidad, fotografías o descripciones, entre otros.
El archivo adjunto está disponible para todos los usuarios que tienen acceso al documento. Hay posibilidad de ver, editar, imprimir, guardar y enviar el archivo.
La edición del archivo se realiza con el botón “Editar” que se abre en el programa externo. Al terminar la edición se tiene que guardar y colocar en el sistema con el botón “Guardar y liberar el archivo en la base de información”. En otro caso, el archivo estará disponible solo para leer y las modificaciones ejecutadas en él no se guardarán.
En el sistema se puede tener el seguimiento de quién ha bloqueado el archivo y visualizar la fecha y la hora del último cambio.
Estructura de documentos
La sección de «Estructura de documentos» es esencial para organizar y presentar información de manera clara y coherente. El informe muestra la secuencia de la cadena de documentos creados a base de otros. De esta manera, se establecen jerarquías visuales que resaltan la importancia de cada parte del documento y ayuda a entender la información de manera efectiva.
Trazabilidad de documento
La trazabilidad es un proceso vital que permite seguir el rastro y el flujo de la información de un documento a lo largo de su ciclo de vida. El informe muestra los cambios, revisiones y acciones relacionadas con un documento especifico. A través de los diferentes registros del sistema y asientos del documento en libro mayor, se puede controlar la gestión eficiente de la información.
Historial de cambios
El historial de cambios de un documento es un registro detallado que registra las modificaciones, revisiones y actualizaciones realizadas a lo largo del tiempo. Proporciona una valiosa visión retrospectiva, permitiendo rastrear quién, cómo y cuándo realizó cambios en el documento. La existencia de esta funcionalidad no solo facilita la colaboracion entre múltiples usuarios, sino que también se revela como una herramienta esencial para la integridad y transparencia del documento.
Para mas información, consulta TRAZABILIDAD DE CAMBIOS Y VERSIONES DE DOCUMENTOS.
Estados del documento
El estado de documentos refleja la etapa en la que se encuentran diversos aspectos de las funcionalidades del sistema.
A continuación, se detallan los diferentes estados que se pueden indicar:
Estados de almacén: Muestra si se realizó un envío o una recepción.
Estado de la facturación: Indica si la facturación está completa o si falta información.
Estado del cobro o pago: Señala el estado de los documentos relacionados con cobros o pagos.
Para facilitar la identificación rápida y efectiva de los estados de los documentos, se utiliza la siguiente convención de colores:
- Rojo: No cumple con los requisitos.
- Amarillo: Cumple parcialmente.
- Verde: Cumple totalmente.
- Lila: Está sobrecumplido.