La sección “Contabilidad” contiene un conjunto adicional de documentos:
- Asiento contable.
- Entrada de saldos iniciales.
- Cierre del ejercicio contable.
- Cierre del período de IVA.
- Ajustes por diferencia de cambio.
- Documento Único Administrativo.
Asiento contable
El documento “Asiento contable” sirve para introducir manualmente los asientos contables arbitrarios.
El asiento contable registra los asientos solo en el registro de la contabilidad “Libro mayor”.
En el documento se controla
- Doble registro
- Introducción del importe en las cuentas con contabilidad multidivisa activada.
En el asiento contable existe dos modos de registrar los asientos:
- Si el cambiador “Correspondencia” está establecido como “No”, los asientos por Debe y Haber, se introducen en diferentes líneas de tabla. En este modo, se puede introducir en el documento unas líneas por Debe y Haber, y no es necesario que la cantidad de líneas por Debe y Haber coincidan.
El control de doble registro en este caso se realiza a nivel de todo el documento.
- Si el cambiador “Correspondencia” está establecido como “Sí”, cada línea de la tabla de asientos contiene Debe y Haber.
En España es más común el primer modo de registrar los asientos, por eso por defecto la casilla de verificación está en posición “No”.
El documento “Asiento contable” se encuentra en el apartado “Contabilidad”.
El documento «Asiento contable» se puede editar por el Contador.
Entrada de saldos iniciales
El documento “Entrada de saldos iniciales” sirve para introducir y fijar los saldos iniciales en la contabilidad y contabilidad administrativa por empresa.
Registra los asientos por fecha de asientos en registros:
- De contabilidad “Libro mayor”
- De transacciones
- De fondos
El documento tiene los siguientes campos:
- Número
- Fecha – Contiene la fecha del documento
- Fecha efectiva – Al validar el documento los saldos en los registros de la fecha efectiva serán iguales a los datos del documento.
- Fecha de asientos – Es la fecha en la que los saldos se calculan y se registran en los registros.
El procedimiento de validación de los asientos del documento calcula los saldos en la fecha de asientos, tomando en cuenta los saldos iniciales introducidos y los asientos de todos los documentos, con la fecha de contabilidad entre la fecha efectiva y la fecha de asientos.
El documento de introducción de los saldos iniciales se tiene que validar de nuevo cuando se efectúa cualquier cambio: cambios de los documentos e introducción de los documentos nuevos con la fecha efectiva o con la fecha de contabilidad entre la fecha efectiva y la fecha de asientos.
- Mi empresa
- Autor
- Comentario
La sección tabular del documento de introducción de los saldos iniciales tiene los siguientes campos:
- Número de línea
- Campo de integración – Sirve para introducir el número de cuenta del programa contable usado anteriormente
- Campo de integración 2 – Sirve para introducir el nombre de cuenta del programa contable usado anteriormente
- Importe Debe
- Importe Haber
- Divisa
- Cuenta
- Cuenta analítica 1
- Cuenta analítica 2
- Cuenta analítica 3
- Casilla de verificación “Es saldo de transacciones”: Marcando esta casilla, los datos de la línea se registran en el registro de transacciones con acreedores y deudores.
- Casilla de verificación “Es saldo de efectivo”: Marcando esta casilla, los datos de la línea se registran en el registro de efectivo.
Al implementar la configuración es posible descargar los saldos de otro programa contable. En este caso los campos de integración y los datos de saldos por las cuentas se rellenarán con el programa de descarga.
Cierre del período de IVA
El documento “Cierre del período de IVA” prohíbe editar las facturas y los registros de IVA de la empresa del período indicado en el documento.
El documento se genera por el contable manualmente una vez enviado con éxito los modelos tributarios a la página web de la Agencia tributaria, lo que impide cambiar los datos de IVA.
El documento contiene los siguientes requisitos:
- Número
- Fecha
- Mi empresa
- Período
- Autor
- Comentario
Utilice el siguiente proceso para completar su documento:
- Crear un documento con el botón «Crear».
- Rellenar los campos del documento en el orden en el que aparecen. No es necesario que rellene el número de documento, se asignará automáticamente después de guardar el documento.
- Contabilizar el documento en contabilidad y contabilidad fiscal mediante el botón «Enviar».
- Cerrar el documento.
Cierre del ejercicio contable
Según las reglas de la contabilidad en España cada empresa está obligada a registrar asiento del cierre de las cuentas contables al final del año.
El documento “Cierre del ejercicio contable” ayuda a generar un asiento del cierre del ejercicio contable y contiene lo mismo en la contabilidad de la empresa.
El documento contiene los siguientes datos:
- Número
- Fecha
- Año
En este campo se indica el año que se cierra en la contabilidad
- Mi empresa
- El cambiador “Correspondencia”
El cambiador tiene las mismas propiedades que en el documento “Asiento contable”
- La sección tabular con el asiento del cierre del período en la contabilidad.
La sección tabular tiene la función de rellenar automáticamente al pulsar el botón “Rellenar”. La sección tabular se rellena con los datos según la regla:
- Todas las cuentas del sexto o séptimo grupo con un saldo que no es igual a cero se cierran.
- El saldo resultante de las cuentas del sexto y séptimo grupo se traslada a la cuenta 129 en resultados del período.
Al contabilizar el documento del cierre del ejercicio contable, todos los documentos de este período que tienen asientos en el registro de la contabilidad “Libro mayor”, se cierran para edición.
Ajuste por diferencia de cambio
La necesidad de revalorizar los fondos en una moneda extranjera y de hacer ajustes por diferencia de cambio surge si la empresa:
- tiene las cuentas bancarias en una moneda extranjera
- lleva transacciones con acreedores/deudores en una moneda extranjera
- tiene obligaciones en una moneda extranjera
Las reglas de contabilidad en España establecen que:
- La moneda de contabilidad en España, moneda funcional, es el euro
- Las empresas que tienen operaciones económicas en una moneda extranjera están obligadas a valorizarlas en euros
- en la fecha de realizar la operación
- en la fecha de contabilidad
- al cerrar las cuentas o las obligaciones con pagos
- al final del período contable antes de generar el asiento del cierre del ejercicio
- y además en el momento de baja, enajenación o cancelación del elemento patrimonial
En el resultado de estas valorizaciones puede aparecer una diferencia de cambio a causa de modificación del tipo de cambio.
La diferencia de cambio puede ser positiva o negativa. La diferencia de cambio positiva forma ingresos de la empresa, y la negativa un gasto.
El documento de revalorización de fondos en la moneda extranjera:
- Calcula automáticamente la diferencia de cambio en la fecha de contabilidad del documento de revalorización en los registros:
- “Libro mayor”
- “Transacciones con acreedores y deudores”
- “Efectivo”
- Regulariza la diferencia de cambio al contabilizar el documento de revalorización a cuenta contable de ingresos o de gastos para contabilizar una diferencia de cambio.
Ajuste del sistema por primera vez
Para determinar automáticamente las cuentas de regularización con una diferencia de cambio se deben realizar las siguientes acciones al ajustar el sistema por primera vez:
- Introducir en el clasificador de los productos y servicios, el servicio para regularizar la diferencia de cambio.
- Seleccionar e introducir este servicio en el campo “Artículo de servicio para la diferencia de cambio” en los ajustes de contabilidad financiera que se encuentra en el apartado Administración -> Ajustes -> Finanzas.
- Crear un ajuste para este servicio, en los ajustes de las cuentas contables de productos y servicios en el apartado “Contabilidad e impuestos” -> Ajustes de contabilidad -> Ajustes de las cuentas de productos y servicios.
- Especificar en este ajuste:
- la cuenta de ingresos de diferencia de cambio en el campo “Cuenta contable de ventas”
- la cuenta de gastos de diferencia de cambio en el campo “Cuenta contable de gastos”
Es conveniente revalorizar los fondos en la moneda extranjera mensualmente y es obligatorio hacerlo al final del año antes de generar un asiento de cierre del ejercicio contable.
Los documentos de ajustes por diferencia de cambio se crean manualmente.
El documento de revalorización de fondos está disponible solo en la variante del programa Solución 1C: Gestión Integral «Premium».
Documento único administrativo
Documento Único Administrativo (DUA) es un documento oficial de la aduana que se expide al importar los bienes en el territorio de los países de la Unión Europea desde fuera de la UE (importación). Este documento está vinculado con la factura del agente de aduanas que se emite por la organización que realiza los procedimientos aduaneros al importar, y también la que colecta IVA e impuestos aduaneros al importar los productos en el territorio de la Unión Europea.
El vínculo entre estos documentos se ha realizado en la configuración del siguiente modo: el documento único administrativo se crea en el sistema automáticamente del documento “Factura del agente de aduanas”. El documento único administrativo siempre tiene cerrado la edición para usuarios y puede ser cambiado solo a partir de la factura del agente de aduanas correspondiente. Esto facilita la integridad de datos por IVA en la factura del agente de aduanas y en el documento único administrativo.
El documento único administrativo en la configuración contiene los siguientes datos del documento de aduana original:
- Fecha
- Fecha de contabilidad
- Número
- Base imponible
- Tipo del IVA
- IVA.
El documento registra asientos en los registros:
- Libro mayor
- IVA soportado
El documento único administrativo se envía a SII según las reglas de la contabilidad tributaria española.