El funcionamiento del bloque de Contabilidad se resume en siguiente esquema:
Los elementos principales de funcionalidad de contabilidad son:
- Documentos operativos.
- Ajustes de contabilidad.
- Módulos para generar asientos.
- Plan general contable.
- Registro de la contabilidad “Libro mayor”.
- Cuentas anuales.
Los documentos operativos registran automáticamente los asientos en el registro de la contabilidad del Libro Mayor. La estructura de las cuentas del Libro Mayor se determina por el plan general contable de España.
Todos los documentos operativos que registran asientos en el registro de la contabilidad del Libro Mayor contienen el campo “Fecha de asiento contable”. Esta fecha determina:
- Fecha de contabilidad del documento y la fecha de asientos del documento en el registro de la contabilidad del Libro Mayor.
- Fecha de la conversión de los importes del documento en la divisa extranjera a la divisa de la contabilidad.
- Fecha de ajustes de la contabilidad para determinar las cuentas de la contabilidad del documento.
Los importes de asientos se registran en el Libro Mayor en la moneda funcional. En España la moneda funcional es euro. Es por tal motivo que, en la configuración, al ajustar por primera vez la base de datos, se establece la moneda funcional «Euro» por defecto. Los módulos de generar los asientos recalculan automáticamente los importes en la moneda extranjera a euros.
El tipo de cambio en la fecha de contabilidad del documento se toma a través del registro de información “Tipos de cambio”. Este registro contiene los tipos de cambio actuales descargados desde la página web oficial del Banco Central Europeo.
La descarga de tipos de cambio se realiza por la tarea programada “Descargar tipos de cambio” según su horario y sus ajustes. Por defecto, los tipos del día actual se cargan después de su publicación en la página web del Banco Central Europeo a las cinco de la tarde. Si el documento se contabilizó antes de que se cargara el tipo del día actual y después de que se cargara, el tipo de cambio y el importe del documento estarán en la moneda funcional, y cambiarán después de revalidarlo.
El sistema tiene la siguiente regla de nueva contabilización: los documentos se pueden volver a contabilizar hasta que se produzca un evento que prohíba cambios en los documentos. Por ejemplo, cierre de un período para el IVA o cierre de un ejercicio, etc.
Se puede ver y comprobar los asientos del documento en el apartado “Trazabilidad de documento”.